Aufgabenlisten? Weg damit!

Seit vielen Jahren predigen die Zeitmanagement-Gurus, dass Aufgabenlisten uns produktiver machen.

David Allen, der Erfinder von GTD – Getting Things Done, hat mit seinem System diesen Aufgabenlisten zu einer ungeheuren Verbreitung verholfen. Seither überbieten sich Ratgeberbücher und Webseiten mit Tipps zum Umgang mit diesen Listen.

Jeden Tag schlagen neue Anwendungen in den App-Stores auf, um diese überbordenden Ansammlungen von To-Do´s in den Griff zu bekommen.

Aufgabenlisten alleine machen weder produktiv noch glücklich

Und nicht wenige verbringen mehr Zeit damit, ihre To-Dos zu verwalten, anstatt sie abzuarbeiten. Genau hier liegt eines der großen Probleme der Aufgabenlisten. Wenn jede Aufgabe fixiert ist, haben wir zwar einen leeren Kopf, aber dafür einen Berg an Aufgaben, der kaum mehr zu bewältigen ist.

Auch ich war seit ich GTD vor vielen Jahren kennenlernte, ein großer Fan davon alles anstehende in To-do-Listen zu fixieren. Aber hat es mich wirklich produktiver gemacht? Nach langen Experimenten mit allen möglichen Varianten von Aufgabenlisten kann ich sagen – leider nein!

Immer mehr setzte sich die Erkenntnis durch, dass auch ausgefeilteste Programme um Aufgaben verschlagworten, sie in Kategorien und Untergruppen einteilen, uns nicht die Entscheidung abnehmen, wann wir welche Aufgaben zu erledigen haben. Und so rotten die meisten Aufgaben unerledigt in ihren Listen vor sich hin und wachsen in den Himmel.

Das Geheimnis liegt im Kalender

Dabei liegt die Lösung nahe. Was arbeiten wir garantiert – oder zumindest mit hoher Wahrscheinlichkeit– jeden Tag ab? Genau – das, was in unserem Kalender steht! Denn Termine sind Verpflichtungen die wir an einem bestimmten Zeitpunkt wahrnehmen. Daran halten wir uns in den meisten Fällen. Warum sollte das nicht auch mit Aufgaben funktionieren? Behandeln wir also Aufgaben genauso wie Termine: Als Verpflichtungen mit festen Datum und Uhrzeit.

Aufmerksam wurde ich auf diese Methode durch den amerikanischen Produktivitätstrainer Kevin Kruse. Für sein Buch „15 Secrets of Succesful People“ befragte er hunderte erfolgreiche Unternehmer und Sportler. Eine Gemeinsamkeit entdeckte er bei fast allen. Sie leben aus ihrem Kalender heraus. Statt ihre Aufgaben in Listen zu sammeln, landet alles direkt im Kalender. Aus der unübersichtlichen Liste(n) voller Aufgaben werden überschaubare Termine. Ein kleiner psychologischer Trick mit großer Wirkung. Denn Terminen im Kalender fühlen wir uns eher verpflichtet, als einer Liste voller Aufgaben.

Von der unübersichtlichen Liste zum fixen Termin

Wie geht man nun im Detail vor? Bei mir kommt inzwischen eine rein elektronische Lösung zum Einsatz. Als Kalender genügt mir der hauseigene Kalender von OS X, dazu kommt Evernote, meine Basis für Aufgaben und Projekte.

Wohin mit den Aufgaben?

Alle Projekte bekommen ein eigenes Notizbuch in Evernote. Darin landen alle benötigten Infos und Aufgaben. Jede Aufgabe wird als eigene Notiz angelegt, mit einer Erinnerung versehen und ist somit innerhalb Evernote markiert und bei Bedarf schnell gefunden.

Wie kommen die Aufgaben in den Kalender?

Hier gibt es zwei Varianten. Die erste ist die einfachste – wir übertragen die Aufgaben von Hand in den Kalender. Die zweite Möglichkeit ist bequemer – wir automatisieren diesen Prozess.

Dieser Schritt erfordert zwar etwas Vorarbeit, aber einmal eingerichtet funktioniert er sehr zuverlässig.

Um  Aufgaben aus Evernote in den Kalender zu bekommen, nutze ich den Onlinedienst Cronofy. Dort stelle ich eine Verbindung zwischen meinem Evernote-Account und dem elektronischen Kalender (ICal, Google Calender, Outlook oder Exchange) her. Und schon werden alle Evernote-Notizen, die eine Erinnerung mit Datum tragen, am entsprechenden Datum in den Kalender eingetragen.

Sehr praktisch dabei ist, dass eine Synchronisation der Termine in beide Richtungen funktioniert. Verschiebt sich der Termin im Kalender, so ändert sich auch das Datum der Evernotenotiz.

Einen kleinen Nachteil hierbei will ich nicht verschweigen: Leider ist es nicht möglich die Zeitdauer eines solchen Eintrags festzulegen. Hier werden standardmäßig 30 Minuten eingesetzt. Zwar kann man im Kalender eine individuelle Zeitspanne festlegen, mit der nächsten Synchronisation mit Evernote wird diese jedoch wieder auf die 30 Minuten zurückgesetzt.

Wer dieses oder ein ähnliches System zur Aufgabenverwaltung benutzt, kann seine Erfahrungen gerne in den Kommentaren mitteilen. Auch Fragen zur Umsetzung sind jederzeit willkommen.

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