Mein Abschied von Todoist und Co

Wie ich mit Evernote und einem „Bullet-Journal“ meine Arbeit neu organisierte

Mein Beitrag zur Blogparade „Zeigt her eure To-Do-Listen!“

Als ich vor vielen Jahren meine erste Bekanntschaft mit David Allens Organisationssystem GTD-„Getting Things Done“ machte, war mir klar, dass ich damit die Methode schlechthin entdeckte, um Aufgaben effektiv zu organisieren.

Nach anfänglichen Versuchen GTD auf Papier umzusetzen, zeigte sich rasch – richtig gut wird das nur auf dem Computer. THINGS , die Aufgabenverwaltung für den Mac wurde ab da meine treue Heimat für all meine Projekte und Aufgaben. Die Vorteile dieses Aufgabenmanagements mit dem Rechner lagen auf der Hand. Schnell waren Aufgaben und Projekte erstellt, die Übersicht blieb erhalten und Spaß machte es obendrein.

Meine Aufgabenlisten wuchsen in den Himmel

Doch bald stellte sich heraus, dass die Verwaltung der Aufgaben doch einiges an zusätzlicher Arbeit erzeugte. Und rasch tappte ich in die Falle, mehr Zeit mit der Organisation meiner Projekte und Aufgaben, statt mit deren Abarbeitung zu verbringen. Zudem verleitete der GTD-Ansatz mich dazu, viel zu viele Aufgaben und Unteraufgaben zu erstellen. Irgendwann war ich von der Fülle der anstehenden Aufgaben nur noch erschlagen, die tägliche To-Do-Liste wuchs in schwindelerregende Höhen. Es kam wie es kommen musste – immer öfter verschob ich zahlreiche Punkte der Liste auf den kommenden Tag.

Auch der spätere Wechsel von Things auf Todoist änderte daran nichts. Als besonders perfide empfand ich dabei, dass einen ToDoist für eine leere Liste am Ende des Tages lobte. Völlig unabhängig davon, ob die Aufgaben alle abgearbeitet oder nur auf ein anderes Datum verschoben wurden.

Evernote kommt ins Spiel und macht das Rennen

Da ich nebenbei noch ein großer Fan der Notizverwaltung Evernote bin, versuchte ich das GTD-System dort nachzubilden. Doch hier ging es nicht weiter, dafür war Evernote nicht konzipiert. Auch wenn sich dazu immer wieder Anleitungen im Internet finden – für mich war keine davon praktikabel.

Allerdings verwaltete ich weiter alle Infos, Notizen, Dateien zu meinen Projekten sowie in Evernote. Dennoch wollte es mir nicht gelingen mittels Notizbüchern, Erinnerungsfunktion und Checkboxen ein funktionierendes System zur Verwaltung meiner Projektaufgaben aufzubauen. Auch die Verknüpfung von projektbezogenen Dokumenten in Evernote zu Things oder Todoist stellte mich nie hundertprozentig zufrieden.

Etwas Neues musste her

Ich erinnerte mich, dass in meinen Anfangszeiten das schreiben und abhaken der Aufgaben auf Papier etwas verbindliches und befriedigendes hatte. Ein Gefühl, das ich bei all den elektronischen Helferlein vermisste. Dahin wollte ich wieder zurück. Nach einigen Versuchen war Lösung gefunden, die beides vereinte.

Evernote und Moleskine – die Lösung

Die Lösung war naheliegend und relativ einfach umzusetzen. Da alle Projekte sowieso in Evernote gespeichert waren, ging es nur noch um die Verlaufs- und Aufgabenüberwachung.
Und so sieht meine derzeitige Lösung aus:

  • Jedes Projekt erhält ein eigenes Notizbuch in Evernote, darin landen ALLE relevanten Informationen
    – Als oberste Notiz, versehen mit einer Erinnerungsfunktion steht eine Liste mit Checkboxen, welche die anstehenden Aufgaben des jeweiligen Projekts enthält.
  • – Für jede Kalenderwoche erstelle ich eine eigene Notiz, welche alle Aufgaben beinhaltet, die in dieser Woche erledigt werden sollen. Notiztitel ist die jeweilige Kalenderwoche, also z.B. #KW 45
  • – Besonders wichtige Aufgaben werden zusätzlich farblich markiert, bei terminierten Aufgaben füge ich Datum und evtl. Uhrzeit an den Anfang hinzu.

Evernote Wochenaufgaben

Damit ist eine Übersicht über alle anstehenden Aufgaben zusammen mit den jeweils benötigten Infos gewährleistet. Und nun kommt der analoge Teil!

– In meinem Evernote-Moleskine Notizbuch reserviere ich für jeden Tag mindestens eine Seite. Dort werden nach dem Prinzip des Bullet-Journal alle Aufgaben des Tages untereinander notiert und mit einer Checkbox versehen.

– Alle am gleichen Tag anfallenden Notizen, Infos, Telefonnummern etc. werden ebenso darin notiert.

– Am Ende jeden Tages werden – falls noch übrig – unerledigte Aufgaben mit einem Pfeil versehen und auf den Folgetag verschoben. Neue Hinzugekommenes wird in die Projektliste in Evernote aufgenommen.

Das Evernote-Moleskine in A5 ist mein ständiger Begleiter, Die Evernote-App ist auf allen mobilen Geräten ebenso immer zu Hand und auf dem Desktop sowieso ständig offen.
Mit dieser Kombination sichere ich mir den Überblick über anstehende To-do´s und den Fortschritt meiner Projekte.

Und das Gefühl, eine erledigte Aufgabe von Hand abzuhaken, ist mit dem Klick auf ein Kästchen einer To-Do-Software nicht zu vergleichen.

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