Mein Abschied von Todoist und Co

Es geht auch ohne Todoist und Co.

Wie ich mit Evernote und einem „Bullet-Journal“ meine Arbeit neu organisierte

Mein Beitrag zur Blogparade „Zeigt her eure To-Do-Listen!“

Als ich vor vielen Jahren meine erste Bekanntschaft mit David Allens Organisationssystem GTD-„Getting Things Done“ machte, war mir klar, dass ich damit die Methode schlechthin entdeckte, um Aufgaben effektiv zu organisieren.

Nach anfänglichen Versuchen GTD auf Papier umzusetzen, zeigte sich rasch – richtig gut wird das nur auf dem Computer. THINGS , die Aufgabenverwaltung für den Mac wurde ab da meine treue Heimat für all meine Projekte und Aufgaben. Die Vorteile dieses Aufgabenmanagements mit dem Rechner lagen auf der Hand. Schnell waren Aufgaben und Projekte erstellt, die Übersicht blieb erhalten und Spaß machte es obendrein.

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Selbstmanagement mit dem Notizbuch

 

Notizbücher sind „in“ – doch was schreib ich rein?

Seit die italienische Firma Moleskine den Markt mit Ihren schicken schwarzen Büchlein aufgerollt hat, gehört das „kleine Schwarze“ in der Tasche schon beinahe zum guten Ton. Doch was macht man, wenn man dann stolzer Besitzer eines solchen Notizbuches ist, damit?

Bisweilen erscheinen die eigenen Gedanken zu profan, um in so einem wertigen und oft auch nicht gerade günstigen Erzeugnis niedergeschrieben zu werden. Soll das Notizbuch deshalb zum Modeaccessoire verkommen, seine Seiten auf ewig jungfräulich bleiben?

Das Notizbuch als ideales Selbstmanagement-Tool

Matthias Büttner, Inhaber des Notizbuchherstellers X47-GmbH kennt das Dilemma und hat sich daher in einem Ebook Gedanken über die effektive Nutzung dieser kleinen Helferleins gemacht.
Immer auf der Suche nach neuen Möglichkeiten das (Arbeits)-Leben effizienter und effektiver zu gestalten, sieht er in einem Notizbuch das ideale Selbstmanagement-Tool.
„Management by Notizbuch“ nennt er auch folgerichtig sein Ebook, das er auf Amazon vertreibt. Zur Rezension hat er mir ein kostenloses Exemplar zur Verfügung gestellt.

Eingangs stellt der Autor die verschiedenen Arten von Notizbüchern vor und listet auf, womit man ausser schnöden Notizen noch alles die leeren Seiten seines neuen Begleiters füllen kann.
Er erläutert die Vor- und Nachteile zwischen festgebundenen Büchern (wie Moleskine), Loseblatt– oder Ringbuchsystemen und Book-by-Book-Systemen, wie er sie selbst mit X47 und X17 herstellt. Auch auf nützliche Erweiterungen und „Hacks“ wie Stiftschlaufen, Kalender, Register etc. weist er hin. Doch spannend wird es erst im zweiten Kapitel.

Wie und welche Notizen lege ich an?

Dort nämlich beschäftigt sich das Buch mit dem „Managen von Notizen“. Dieses Kapitel fand ich für mich am interessantesten, gibt es hier doch vielerlei Anregungen zu entdecken, womit man sein Notizbuch füllen kann. Büttner erklärt z.B. wie man die einzelnen Arten von Einträgen nach Kategorien markieren kann, wie man Telefonlisten handhabt, oder Sitzungsprotokolle einfach zu Papier bringt. Der Schwerpunkt liegt dabei meist auf beruflichen Einsatzmöglichkeiten, man merkt ganz deutlich den Praktiker im Autor. Hier wurden nicht nur einfach Ideen gesammelt, sondern es zeigt sich deutlich, dass alles beschriebene auch in der Praxis erprobt wurde.

Wer mit Notizbüchern arbeitet sollte dabei das Schriftlichkeitsprinzip anwenden. Also – alles raus aus dem Kopf, rein in die Kladde. Denn wie Büttner erklärt:

[bctt tweet=“Nicht die Gedanken führen lassen, sondern selbst die Gedanken führen.“ via=“no“]

Das geht natürlich am einfachsten, wenn die Gedanken und die Aufgaben schwarz auf weiß vor einem liegen. Wie man diesen Prozess am effektivsten angeht, erläutert das Kapitel  – Ideen/Gedanken/Sorgen managen. Nach dem Ordnen der Gedanken, folgen Ratschläge um bessere Entscheidungen zu fällen und Hinweise zur Tagesplanung fehlen ebensowenig, wie die Empfehlung eines Morgenrituals um den Tag zu strukturieren.

Im Folgekapitel wird noch kurz erklärt, dass sich ein Notizbuch auch ideal als Aufbewahrungsort für diversen Kleinkram eignet, bevor es im Text ans Eingemachte geht.

Tipps zum Aufgaben- und Selbstmanagement

Nach diesem eher groben Überblick geht es dann mit dem Thema Selbstmanagement weiter. Und das nimmt neben dem dazugehörigen Aufgabenmanagement den größten Teil des Ratgebers ein. Hier habe ich viele spannende Hinweise entdeckt, manch Altbekanntes, aber auch manch Neues.

Büttners Empfehlung liegt klar auf der von ihm favorisierten 3×5-Methode. Für jeden Tag in der Woche soll man sich drei Aufgaben aussuchen, die man bevorzugt  und definitiv erledigt. Wie man (nicht nur) diese drei wichtigen Aufgaben aus der großen Liste herauspickt, zeigt dann das folgende Kapitel über Priorisierung auf.
Sehr ausführlich wird darin auf die Wertigkeit und Wichtigkeit von Aufgaben eingegangen, ein wichtiges Thema, mich hat es dennoch irgendwann ermüdet. Vielleicht weil mir manches einfach nicht relevant erschien, oder meine Arbeitsabläufe dann doch ganz andere sind. Dennoch lohnt sich das lesen, da einem oft nicht bewusst ist, welch zahlreichen Faktoren die Wertigkeit einer Aufgabe beeinflussen.

Über einen Ratschlag musste ich dann aber doch schmunzeln:

„Wenn Sie angestellt arbeiten und viel zu tun haben, dann reduzieren Sie ihr Stresspotential, indem Sie sich ruhig und sachlich mit ihrem Vorgesetzten abstimmen. Zeigen Sie ihm auf was getan werden muss und besprechen Sie mit ihm die Prioritäten.“

Mit welchen Chefs lässt sich dies verwirklichen?

Insgesamt finde ich das Buch dennoch empfehlenswert und hilfreich. Es bietet (nicht nur) für Neueinsteiger einen guten Überblick und interessante Einblicke in das analoge Selbstmanagement via Notizbuch.

Was mir nicht gefallen hat

MbN- Management by Notizbuch ist leider kein „echtes“ E-Book. Es handelt sich (zumindest bei den Exemplaren, die ich erhielt) um eine PDF-Datei. Das macht den Umgang damit nicht leicht, auf einem kleinen Smartphone-Bildschirm ist es sehr schwierig zu lesen, Schriftgröße verändern etc. ist nicht möglich. Dies war erstaunlicherweise bei der Datei im Amazon-eigenen Ebook-Format .mobi genauso.
Seltsamerweise ist die PDF-Datei nur 1,5 MB groß, die Amazon-Ausgabe bringt dagegen ganze 40 MB auf die Waage, ohne dass irgendwelche Unterschiede in der Ausgabe erkennbar waren.

Auch das Ende des Buches kam leider unvermittelt. Weder ein Nachwort noch sonst etwas, das den Leser zum Schluss hinleitet.

Im Vorwort verspricht der Autor, dass sein Werk stetig weiter entwickelt wird. Ich würde es mir wünschen, denn die Basis stimmt, aber Optimierungspotenzial ist durchaus noch vorhanden.